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Der Anlass dieses Projekts ergab sich aus dem Problem, dass sich, zum Monats- bzw. Quartalsende, im Konzern bei der Abstimmung der innerbetrieblichen Transaktionen (Rechnungsbelege und Konten) erhebliche Unterschiede ergaben.
Diese wirkten sich negativ auf die Konzernbilanz aus, da eine reine Bilanz, d.h. konsolidiert exklusive den innerbetrieblichen Transaktionen, nicht eindeutig erstellt werden konnte. Die Kommunikation der verschiedenen Landesgesellschaften wurde via Fax oder Mail abgearbeitet. Dies führte oft zu Missverständnissen, da Faxe verschwanden bzw. Emails nicht den verantwortlichen Empfänger erreichten.
Demnach suchte der Konzern einen Weg, der es den Landesgesellschaften ermöglichte, ihre offenen Posten in Echtzeit über das Intranet auf einer zentralen Plattform zeit-, orts- und personen-unabhängig abzustimmen. Die Kommunikation wurde durch die Einbindung einer zentralen Kontaktliste verbessert. Diese Kontaktliste enthielt Namen und Position, Telefon- und Faxnummer sowie die Emailadresse der verantwortlichen Sachbearbeiter. Sie ermöglichte somit eine zielsichere und reibungslose Kontaktaufnahme. Die offene Struktur dieser Plattform gestattete es beispielsweise zwei Landesgesellschaften aus den USA und Deutschland, auch außerhalb der Berichtsperiode Abstimmungen ihrer Rechnungen bzw. ihrer Konten vorzunehmen.
Auf Basis der vorhanden Problemstellungen konnte eine Lösung erarbeitet werden, die, dank der intranetbasierenden Applikation, für alle Landesgesellschaften erreichbar und nutzbar gemacht wurde.
 Abstimmungsablauf |
 ICCT - Merkmale & Nutzen |
Die Funktionen dieser Applikation wurden wie folgt definiert:
- Möglichkeit der manuellen Eingabe der offenen Rechnungen bzw. der nicht ausgeglichenen Konten
- Massenupload der Rechnungs- und Konteninformationen aus unterschiedlichen Vorsystemen
- Automatischer Abgleich der Rechnungen, deren Merkmale (Betrag, Währung, Datum und Rechnungsnummer) übereinstimmen, unabhängig von Zeit und Ort der Gesellschaft
- Manueller Abgleich der übrigen Rechungen und Kontendaten („ausziffern“)
- Möglichkeit zur Kommentierung einzelner Positionen oder bekannten Abweichungen (z.B. Währungsschwankungen oder geänderte Rechnungsnummer)
- Statusmonitor, welcher den Eingabestatus der verschiedenen Gesellschaften und deren offenen Posten visualisiert
- Kontaktliste, die von den Gesellschaften selbst gepflegt wird
Diese Lösung führte zu einer effizienteren innerbetrieblichen Abstimmung und reduzierte die Arbeitsschritte auf lokaler und zentraler Ebene. Abstimmungsprobleme werden nun schon frühzeitig vor der eigentlichen Konsolidierung gelöst, was zu einer Zeitersparnis von 1 bis 2 Wochen im Konzernabschluss führte und dessen Qualität erheblich verbesserte. Die Flexibilität der lokalen Nutzer wurde erweitert und eine automatische Übersicht sorgte für mehr Zeit für die wesentlichen Dinge.
 ICCT - Ãœberblick
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